Situazione Amministrativa
La situazione amministrativa è accessibile sia da Web che da App all’interno della sezione Clienti.
Accesso:
- Web: icona dedicata (simbolo “$”) nella scheda cliente
- App: voce “Situazione amministrativa” nella scheda cliente
Da questa sezione è possibile consultare, per ogni cliente:
- Elenco documenti con dettagli (numero, date, fornitore)
- Stato amministrativo (aperto o chiuso)
- Importi residui
È inoltre disponibile uno scadenziario che evidenzia:
- Documenti in scadenza (in arancione)
- Documenti scaduti (in rosso)
La vista è filtrabile tramite ricerca e consente un accesso rapido alla posizione amministrativa del cliente.
Da qui è inoltre possibile:
- Registrare incassi
- Attivare notifiche email verso clienti e fornitori
I documenti possono essere importati tramite file CSV/Excel oppure mediante integrazione API (link al manuale) e vengono associati a:
Ogni documento è identificato univocamente tramite numero documento, definito in fase di importazione (vedere Importazione fatture per i dettagli).
Panoramica Funzionale
Il modulo include:
- Consultazione documenti
- Gestione incassi
- Invio comunicazioni
- Strumenti di controllo
Gestione Incassi
Permette la registrazione degli incassi direttamente sulle fatture.
Procedura:
- Selezione di una o più fatture
- Proposta automatica o inserimento manuale degli importi
- Distribuzione dell’importo per scadenza (dalle più vecchie alle più recenti)
- Gestione di incassi totali o parziali
- Inserimento opzionale di note e allegati foto
- Conferma della registrazione
Dopo la registrazione:
- I residui delle fatture vengono aggiornati automaticamente
- Lo stato delle fatture viene aggiornato
È possibile inviare automaticamente una email con riepilogo PDF a:
- Fornitore
- Cliente (opzionale)
Invio Riepiloghi e Solleciti
Consente l’invio di riepiloghi della situazione contabile al cliente.
Procedura:
- Selezionare i documenti
- Premere “Invia Fatture”
Il cliente riceverà una email con il documento PDF contenente:
- Stato dei documenti (aperti o saldati)
- Importi e residui totali
- Riferimenti cliente, fornitore e numero documento
Alert e Controlli
Il modulo integra un sistema di alert automatico durante l’inserimento ordini in presenza di scaduti.
- Non blocca l’inserimento dell’ordine
- Non è configurabile
- Ha funzione informativa e decisionale
Scadenziario
Sezione centralizzata per la gestione delle scadenze.
- Visualizzare documenti scaduti o aperti
- Identificare clienti con esposizione
- Monitorare situazioni critiche
Statistiche di Fatturato
Strumento di analisi per una lettura strategica delle performance commerciali.
- Analisi per agente (visione aggregata per il Gestore)
- Filtri per:
- Fornitore
- Cliente
- Categoria cliente
- Confronto tra periodi (personalizzati o anno su anno)
Permessi e Accesso
Le funzionalità sono disponibili su Web e App con accessi differenziati.
Agenti:
- Consultazione documenti
- Registrazione incassi
- Invio riepiloghi e solleciti
- Accesso limitato a clienti e fornitori associati
Gestore:
- Ricezione notifiche sugli incassi registrati
- Accesso completo ai dati
- Monitoraggio centralizzato
