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Asistencia
Gracias a esta integración, tienes la posibilidad de importar, desde Danea Easyfatt®, las fichas de producto, las listas de precios, las fichas de clientes (incluidas todas sus sedes) y las existencias de almacén. Podrás importar todos los pedidos realizados desde Order Sender con un solo clic.
Para configurarla, consulta el manual específico.
Gracias a esta integración, tienes la posibilidad de importar desde Fatture in Cloud® las fichas de producto, incluidas las existencias de almacén, y las fichas de clientes, con todas sus sedes.
El conector también transmitirá todos los pedidos enviados desde la app Order Sender a tu cuenta de Fatture in Cloud® en pocos segundos, permitiéndote generar directamente tus documentos fiscales.
Para configurar la integración, consulta el manual específico.
Esta es la pantalla donde se completa el formulario de pedido/presupuesto. Permite especificar los datos del cliente, proveedor, envío y artículos.
En la parte superior se encuentra la sección de numeración. Al crear un pedido/presupuesto, se asigna un número temporal (T-xxx) que se mantiene hasta que el pedido es enviado. Tras el envío, el sistema asignará el número definitivo del pedido (B-xxx), siguiendo la numeración general de la cuenta.
La fecha se inserta automáticamente según el día en que se completa el pedido, aunque siempre se puede modificar manualmente.
El ícono de PDF permite visualizar una vista previa online del pedido en formato PDF, tal como lo recibirían el cliente y el proveedor. Esto facilita la revisión y corrección de posibles errores antes del envío definitivo. Desde esta pantalla también es posible imprimir la vista previa del pedido a través de una impresora WiFi conectada a la red interna.
El menú «Opciones de pedido» es accesible haciendo clic en el ícono de la parte superior derecha de la pantalla de creación del pedido. Permite realizar acciones específicas sobre cada pedido. Por ejemplo: un pedido en borrador se puede enviar o eliminar, mientras que un pedido ya enviado se puede reenviar, duplicar o eliminar.
En esta sección se incluyen los datos relativos a la entrega (fecha, tipo, embalaje, devolución, envío), al pago (método, banco de apoyo) y a los costos de transporte. Todos los datos deben completarse manualmente, excepto el método de pago, que se puede guardar en el archivo del Cliente.
Se puede comenzar a completar el pedido seleccionando un Proveedor presente en el registro. Para hacerlo, solo hay que comenzar a escribir el nombre en el campo correspondiente y presionar sobre el Proveedor que aparece en el menú desplegable.
También es posible agregar un Nuevo Proveedor manualmente. En este caso, es necesario expandir el campo “Proveedor” con el botón “+” y completar todos los datos necesarios. Al finalizar, presionar el botón “Guardar Proveedor” que permitirá guardar la información ingresada en la base de datos de la cuenta y usarla en pedidos futuros. Si se modifica un proveedor ya guardado, será posible actualizarlo definitivamente en la base de datos a través del botón “Actualizar Proveedor” (reservado para el usuario Gestor).
Una vez completados los campos principales, solo queda enviar el pedido presionando el botón «Enviar». Al hacerlo, se abrirá una pantalla en la que podrás decidir a quién enviar el pedido, además del proveedor. Al proceder, el pedido será enviado por correo electrónico a las direcciones especificadas anteriormente, como archivo adjunto en formato PDF.
En las preferencias generales de la cuenta (desde el menú Configuración → Preferencias, accediendo como Gestor al Área Reservada en la web) es posible especificar una o más direcciones de correo electrónico a las cuales enviar una exportación CSV del pedido.
Una vez enviado, el pedido no puede ser modificado, pero puede ser duplicado, reenviado o eliminado de la memoria de la tablet (ver Acciones rápidas).
Si se decide no enviar el pedido/presupuesto, sino guardarlo como borrador, basta con cerrarlo. En el archivo de pedidos aparecerá con una etiqueta roja. Si se está completando el pedido/presupuesto en el Área Reservada en la web, antes de cerrar, es importante presionar el botón «Guardar» al final del pedido o cerrarlo a través del ícono ← en la parte superior derecha, de lo contrario, se perderán todas las modificaciones.
Alla voce “Articoli” è possibile inserire prodotti precedentemente caricati (vedi Gestione Prodotti) seguendo lo stesso principio utilizzato per Clienti e Fornitori, ovvero seguendo il percorso “aggiungi prodotto” e iniziando a scrivere nel campo “codice” o nel campo “descrizione”, e selezionando il prodotto desiderato tra quelli proposti nel menu a tendina. E’ poi possibile scegliere le quantità, i prezzi e gli eventuali sconti (vedi Gestione sconti).
Inserimento articolo manuale
E’ comunque sempre possibile inserire manualmente un nuovo articolo. In questo caso comparirà un bottone «Salva anagrafica» che consentirà di salvare l’articolo appena inserito nel database dell’app e di richiamarlo in ordini futuri. Se si modifica un articolo già salvato sarà possibile aggiornarlo definitivamente anche nel database tramite il bottone «Aggiorna anagrafica» (riservato a utente Gestore).
Riassortimento articolo
In alternativa si può richiamare, mediante il bottone “Riassortimento”, una finestra con tutti gli ultimi prodotti acquistati dal cliente selezionato, in modo da poter velocizzare l’operazione del riassortimento delle merci che si ordinano periodicamente.
In questa finestra sono mostrati anche i prezzi applicati nei precedenti ordini, dando così la possibilità all’agente di aggiungere i prodotti mantenendo il prezzo precedentemente applicato. Oppure, selezionando l’opzione “Ricalcola prezzi”, è possibile aggiungere l’articolo applicando il prezzo presente nel listino base in quel momento. Nelle “Preferenze” dell’App Order Sender è possibile specificare i valori di default delle opzioni di Riassortimento, come la possibilità di mostrare o meno i prezzi dei precedenti ordini.
Campo IVA
Il campo IVA, presente in ogni riga articolo, è precompilato con il valore di default, indicato nella sezione Preferenze oppure nell’anagrafica del prodotto. Rimane sempre possibile inserire un valore IVA specifico per ogni articolo. (vedi come impostare la IVA di default)
Campo Valuta
Il campo Valuta, nella schermata di creazione dell’ordine, è precompilato con il valore di default, indicato nella sezione Preferenze. Può essere modificato per l’ordine corrente. Il tasso di cambio tra valute non è gestito. (vedi come impostare la valuta di default)
In questa sezione è possibile richiamare, tramite il bottone “Prezzi €”, un popup che riassume tutti i listini alternativi a quello “base” e gli sconti cliente disponibili per il prodotto selezionato (vedi Gestione Sconti e Listini personalizzati). Premendo su una delle opzioni proposte verrà applicato il listino o lo sconto desiderato.
Sconto merce oppure Omaggio
Infine è possibile scegliere se aggiungere il prodotto come “sconto merce” o come “omaggio”. La differenza, ai fini del calcolo matematico del totale dell’ordine, sta nel fatto che l’opzione “sconto merce” considera nel valore dell’articolo l’importo delle Accise e l’IVA calcolata solo su quest’ultima, mentre l’opzione “omaggio” assegna il valore 0 (zero) a tutti i campi.
I totali verranno aggiornati a fronte dell’aggiunta di nuovi articoli.
Desde el campo “Cliente” puedes seleccionar un cliente existente en la base de datos. Simplemente comienza a escribir su nombre y selecciona la opción sugerida en el menú desplegable. También puedes encontrarlo introduciendo su número de NIF.
Es posible añadir manualmente un Nuevo Cliente. Para hacerlo, expande el campo “Cliente” con el botón “+” y completa todos los datos requeridos. Una vez terminado, pulsa el botón “Guardar Cliente” para almacenar la nueva ficha en la base de datos y utilizarla en futuros pedidos. Si editas un cliente ya guardado, podrás actualizar su información de manera definitiva con el botón “Actualizar Cliente” (solo disponible para el usuario Gestor).
Para que un Agente (sin permisos de Gestor) pueda añadir un nuevo cliente a la base de datos de la cuenta, debe completar y enviar un pedido o presupuesto con los datos del cliente. Posteriormente, el Gestor podrá autorizar su incorporación.
El Gestor podrá ver el pedido o presupuesto creado por el Agente en el Archivo de Pedidos (accediendo desde el Área Privada en la web). Al editar el pedido y pulsar el icono del “lápiz verde”, encontrará junto al nombre del Cliente el botón para guardarlo en la base de datos.
En las preferencias de PDF de la cuenta (desde el menú Configuración → Preferencias, accediendo como Gestor al Área Privada en la web), se puede elegir si se desea mostrar o no el Código de Cliente en el PDF del pedido o presupuesto.
Elige si deseas aplicar o no la revalsa en el cálculo del IVA de los regalos (requiere OS5.7 o versiones superiores).
En la factura, se debe anular el importe imponible, mientras que el cliente deberá pagar el importe total del IVA.
Para modificar la opción «regalos con revalsa», es necesario acceder como gestor al área web, en «ajustes» > «preferencias»; «preferencias generales».
Accediendo al Área Reservada como Gestor, es posible añadir, importar y gestionar una o varias tarifas personalizadas, como alternativa a la Tarifa Base.
Cada tarifa está compuesta por un código de tarifa, el nombre de la tarifa, el código de producto, el precio neto (relacionado con el producto al que se le está asignando una tarifa personalizada) y hasta tres descuentos opcionales.
Las tarifas personalizadas, al igual que la tarifa base, pueden importarse mediante un archivo CSV o copiando y pegando desde Excel.
Para lograr una integración completa de Order Sender con software de terceros, es posible acceder a bibliotecas de API Web.
Este módulo permite exportar e importar datos relacionados con pedidos, fichas de clientes y productos dentro del ERP empresarial, creando una integración altamente flexible, diseñada para adaptarse al flujo de trabajo de cada empresa. El sistema de gestión, o cualquier otro software externo utilizado, podrá configurarse para obtener los datos generados por Order Sender mediante sencillas llamadas web.
Para obtener el token, accede al Área Privada y ve a la sección Gestión API en el menú de Configuración.
Para consultar el manual de integración mediante API y conocer la estructura de los campos transmitidos, haz clic aquí.
Permite crear, gestionar y eliminar el catálogo de productos de cada proveedor.
Desde la pantalla de gestión de productos, selecciona un proveedor y accede a la lista de productos asociados. Desde esta pantalla, haz clic en el botón “+” en la parte superior derecha para acceder al formulario de creación de un nuevo producto. Rellena los campos y guarda los datos haciendo clic en “Guardar”.
Edita los campos necesarios y guarda los cambios con el botón “Guardar”. Para eliminar un producto, haz clic en el icono de la papelera en la parte superior derecha de la pantalla de edición.
Selecciona un proveedor y accede a la lista de productos asociados. Marca los productos que deseas eliminar utilizando las casillas de verificación a la izquierda de cada fila. Luego, haz clic en el icono de la papelera en la parte superior y confirma la acción.
Accesible tanto desde la pantalla principal como desde los botones en la parte inferior, es un área dedicada al resumen general de los datos y las actividades relacionadas con cada cliente.
En la parte superior se encuentra un mapa con la ubicación del cliente, donde, al pulsar sobre el marcador, se activa la opción para utilizar el navegador del dispositivo y comenzar la navegación.
Debajo, se presenta un resumen de los datos principales, donde los campos Correo electrónico y Teléfono, al ser presionados, activan la comunicación directa con el cliente.
Los botones siguientes ofrecen una visión más detallada del perfil del cliente y las ubicaciones asociadas, con un resumen de los pedidos y presupuestos creados a su nombre.
Desde el Área Reservada, es posible visualizar todos los clientes en el mapa. Para hacerlo, basta con pulsar el botón con el icono de mapa en la parte superior de la pantalla, accesible desde el menú CRM -> Clientes.
Mediante el campo de «buscar», se puede localizar a todos los clientes presentes en una ciudad específica.
Es necesario que en cada perfil de cliente se guarde también la posición geográfica, expresada en latitud y longitud.
Desde el Área Reservada, accediendo como Gestor, es posible cargar documentos PDF (catálogos, fichas de productos) para hacerlos visibles en todos los dispositivos de los agentes.
Desde el menú Gestión -> Documentos se accede a la gestión de esta sección.
Haz clic en el botón “+” para crear la carpeta que contendrá los documentos PDF.
Haz clic en la carpeta naranja recién creada para entrar, luego presiona el botón “+” para agregar el documento que se encuentra en tu dispositivo. En esta ventana puedes especificar el nombre del documento, agregar una descripción y dar la posibilidad a los agentes de enviar este archivo por correo electrónico.
En el dispositivo, después de una sincronización, podrás visualizar los documentos cargados desde el Área Reservada dentro de la sección correspondiente. Los documentos se descargarán en tu dispositivo al momento de la visualización, seleccionando el elemento y presionando el ícono con la flecha hacia abajo o presionando el botón “Descargar todo”.
Si seleccionas el archivo (marcando el símbolo de verificación) y presionas el ícono en forma de papelera, podrás eliminarlo del archivo (solo disponible para el usuario Gestor).
Este módulo adicional permite gestionar todas las citas del agente.
Las citas creadas son consultables en el calendario interno y se sincronizan con el calendario del propio tablet (atención: para hacerlo, es importante permitir que la App Order Sender acceda al calendario).
Para crear una nueva cita, presione el botón “+” presente en esta sección de la App.
Además de poder especificar la fecha y la hora de la cita, es posible escribir el nombre de la persona que se va a visitar o seleccionar un cliente desde el archivo de contactos. En este caso, también se puede elegir una sede alternativa relacionada con el cliente seleccionado. La ubicación del cliente se mostrará inmediatamente en el mapa en la parte superior de la pantalla.
También están disponibles los campos “Notas” y “Objetivos”.
Finalmente, presione el botón “Guardar Cita” para confirmar la operación.
Para ver en el mapa las citas del día, simplemente presiona la fecha deseada en el calendario: las citas se mostrarán en la parte inferior. Luego, presiona el botón en la parte superior con el ícono de un mapa.
Desde el mapa, también es posible iniciar el navegador del tablet presionando el marcador en forma de gota y luego el ícono en forma de coche.
Las comisiones pueden calcularse de dos formas diferentes:
Ambos métodos pueden aplicarse a todo el catálogo de un determinado proveedor, a una categoría de productos o a un producto específico.
Dentro de la ficha del proveedor, desde el menú lateral Gestión > Proveedores > lápiz verde, es posible elegir el método de cálculo y el porcentaje que se aplicará para calcular la comisión sobre todo el catálogo.
En Gestión > Comisiones, se pueden agregar comisiones específicas que se calcularán sobre categorías de productos o productos concretos.
Al abrir la aplicación por primera vez, Order Sender solicita ingresar las credenciales del Agente. Se trata de una autenticación que permite sincronizar la tableta con los datos presentes en nuestros servidores, relativos a la cuenta a la que tenemos acceso.
Una vez que se haya iniciado sesión, es posible volver a esta sección desde el botón “Login”.
Desde aquí también se pueden realizar otras operaciones, como la sincronización o la eliminación de la cuenta Business de la tableta, activando el menú emergente y deslizando el dedo de derecha a izquierda sobre el código de empresa.
Al deslizar horizontalmente la línea de un pedido, aparecerán operaciones adicionales. Por ejemplo, un pedido en borrador puede ser enviado o cancelado, mientras que un pedido ya enviado puede ser reenviado, duplicado o cancelado.
También es posible visualizar una vista previa del pedido/presupuesto que contiene un resumen de los elementos que lo componen.
La visualización por defecto de la lista muestra los pedidos organizados de forma cronológica; el último pedido aparece en la parte superior y los pedidos menos recientes siguen debajo.
Los pedidos se agrupan por meses del año en curso y, posteriormente, por años anteriores.
El usuario puede elegir visualizar los pedidos filtrando por: «Últimos 50», «Proveedores» o «Clientes», y puede volver a la visualización cronológica haciendo clic en el filtro «Fecha» o «Últimos 50».
El botón se encuentra en la parte superior derecha. Al hacer clic, se abre la pantalla para crear un nuevo pedido.
Order Sender permite gestionar tanto pedidos como presupuestos.
Los presupuestos pueden convertirse en pedidos.
La pantalla de archivo de pedidos se accede desde la pantalla inicial o desde la barra de pestañas.
Desde esta página se pueden visualizar, gestionar y crear nuevos pedidos.
Los pedidos que aún no han sido enviados tienen un borde rojo, mientras que los enviados tienen un borde verde. Una vez enviado, el pedido no puede ser modificado, pero se puede duplicar, reenviar o eliminar del archivo.
Lo mismo aplica para los presupuestos.
Moneda y porcentaje de IVA predeterminados
Desde aquí se puede especificar la moneda que se establece por defecto en los pedidos/presupuestos completados en la tablet.
El porcentaje de IVA indicado en este campo se aplicará automáticamente a todos los productos para los que no se haya especificado un IVA en su ficha.
Estas mismas configuraciones también se pueden ajustar en el Área Reservada accediendo como Gestor, desde el menú Configuración -> Preferencias, para los pedidos/presupuestos creados desde dicha área.
Numeración de pedidos y presupuestos (solo para usuario Gestor)
Los números progresivos de los pedidos no se pueden cambiar, pero es posible reiniciar el conteo desde 1. El conteo también se reinicia automáticamente cada año.
Preferencias PDF (solo para usuario Gestor)
En el Área Reservada, accediendo como Gestor, desde el menú Configuración -> Preferencias, se puede elegir entre 7 plantillas PDF para pedidos/presupuestos, así como el color y la tipografía.
Desde esta sección también se pueden especificar las condiciones de venta, que luego se reflejarán en el documento.
A continuación, se encuentra la opción para mostrar o no el Código de Cliente en el PDF del pedido, y una vez configurada la opción, se puede decidir si aplicarla también a los pedidos creados desde la tablet.
Por último, se puede insertar el logo de la empresa, que se incluirá en el PDF del pedido y aparecerá en la pantalla de todas las tablets asociadas a esa cuenta (el tamaño debe ser de 600px x 300px, en formato jpg).
Preferencias Generales (solo para usuario Gestor)
En el Área Reservada también es posible especificar la moneda y el IVA predeterminados para los pedidos/presupuestos completados desde dicha área.
La opción «regalos con recargo» permite elegir si se aplicará o no el recargo en el cálculo del IVA de los obsequios (requiere OS5.7 o versiones superiores).
En la factura, se deberá descontar el imponible, pero el cliente deberá pagar el monto total del IVA.
Además de estas opciones, se puede especificar una o más direcciones de correo electrónico a las que se enviarán las copias de los pedidos en formato CSV.
En esta sección se pueden consultar los datos del Agente, que aparecerán en la sección correspondiente del PDF del pedido/presupuesto. Estos datos solo se pueden modificar en el Área Reservada, accediendo como Gestor, desde el menú Gestión -> Agentes.
Abre un ticket de soporte. Te responderemos lo antes posible.
